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Comment préparer son événement sur les réseaux sociaux ?

Pour réussir votre événement, vous devez anticiper plusieurs choses en amont : hashtags, complices, contenus, influenceurs… Elles participeront toutes à la promotion et à la diffusion de vos informations.

Pour que son événement soit un succès, il ne suffit pas de délivrer des informations, en espérant attirer automatiquement du monde. Aussi alléchant que peut être le programme, il faut établir un plan de communication dans le but de susciter de l’engouement. Et les réseaux sociaux jouent un rôle primordial dans la préparation d’un événement et dans la promotion de celui-ci.

Préparer la communication digitale d’un événement

Réussir son événement, c’est donc avant tout savoir comment le mettre en avant sur les réseaux sociaux. Pour cela, il faut définir le public que l’on souhaite attirer et préciser les informations qu’il faut leur livrer : quelle forme prendra l’événement, quelles sont les dates, le lieu, le nombre de participants attendus, les objectifs, les cibles… Une fois cette stratégie mise au point, on peut commencer la préparation de la création du contenu dédié à l’événement. 

Vous pouvez par exemple établir un calendrier éditorial car la communication d’un event se prévoit plusieurs semaines à l’avance. Préparez une landing page par thématique de l’événement et faites-en la promotion sur les réseaux sociaux.

Faire le buzz autour d’un événement

Définissez une ligne éditoriale proposant un rythme de publication soutenu et régulier, sans abuser. Créez un hashtag officiel qui se démarque – et qui n’est pas déjà utilisé. Il permettra de fédérer votre communauté autour de votre marque. Le choix du hashtag est capital, surtout lors du live, par exemple avec la diffusion d’un streaming vidéo ou de live-tweets. Twitter est d’ailleurs le meilleur outil pour la diffusion en direct même si les autres plateformes sociales ne doivent pas être négligées. 

Choisissez donc un hashtag intelligible mais pas trop long, ni trop complexe à retenir. Et pensez à bien le communiquer avant et pendant l’événement, sur tous vos supports de communication. Dans le cas contraire, les internautes risqueraient de créer une multitude de hashtags concurrents, ce qui diluerait votre communication.

L’objectif doit être simple : il faut créer de l’engouement autour de votre événement pour déclencher une vague d’inscriptions. En plus d’une charte graphique identifiable et du hashtag, l’utilisation d’un teaser peut permettre d’intéresser les personnes hésitant à participer. Enfin si vous avez des partenaires dans l’organisation, qu’ils soient du côté de la logistique, des participants, des exposants ou même des influenceurs, mentionnez-les ! Ces derniers peuvent d’ailleurs permettre à votre événement de se faire connaître par une nouvelle communauté. N’hésitez pas à leur demander de relayer vos informations. Mais soyez futés. Plutôt que de les utiliser comme simples relais, construisez une véritable stratégie collective, où la communication des uns alimentent la communication des autres.

Retranscrire un événement en live

Lorsque le jour J arrive, la promotion de l’événement continue. Toute la préparation mise en œuvre depuis des semaines doit atteindre son apogée pendant le live. Il est vivement recommandé de faire une retranscription en direct, principalement sur Twitter et Instagram (via des stories ou des directs), même si LinkedIn et Facebook proposent aussi du live qui se matérialise par de la vidéo. Cette matière vous servira également après l’événement, pour promouvoir les prochaines éditions.

Lors des directs, une bonne organisation vous facilitera la vie. Bien entendu, vous vous serez soucié de la présence d’un bon réseau wifi, bien en amont de l’inauguration de votre événement. Vous aurez également préparé préalablement les informations qui peuvent être anticipées, comme l’annonce de conférences ou de happenings. D’ailleurs, vous pouvez planifier ces messages et les partager sur plusieurs supports grâce à des outils comme Buffer, Sendible ou encore Agorapulse. Pour les informations captées depuis votre mobile, n’oubliez pas d’amener votre powerbank ou votre chargeur, car la batterie se consomme vite lors d’un direct. 

Enfin, trouvez des complices sur place, c’est à dire des personnes qui vous aideront à partager au mieux l’expérience sur les réseaux sociaux. Ils pourront par exemple vous aider à atteindre les premiers rangs pour des photos plus visibles, vous trouver les intervenants pertinents ou encore vous donner des indications sur le programme en temps réel. Faites participer l’ensemble de votre équipe pour obtenir des photos et des vidéos régulièrement. Créez par exemple un groupe Whatsapp pour échanger vos contenus.

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